Spotcap privacy & cookie beleid

1. INLEIDING

Spotcap Netherlands B.V. (aangeduid als ‘wij’, ‘onze’, ‘ons’) is onderworpen aan de Nederlandse wet voor gegevensbescherming en erkent het belang van de garantie voor de vertrouwelijkheid en de veiligheid van uw persoonlijke informatie. Alle derde partijen (inclusief klanten, leveranciers, onderaannemers of agentschappen) die toegang hebben tot deze door ons verzamelde en bewaarde persoonlijke informatie, of die deze gebruiken, dienen dit Beleid te respecteren.

In dit Beleid betekent:

informatie “onthullen” het verstrekken van informatie aan partijen, afgezien van ons;
“persoonlijke informatie” de informatie, of een mening in verband met een persoon, die gebruikt kan worden om die persoon te identificeren;
“Privacy Officer” de contactpersoon voor vragen of klachten i.v.m. onze behandeling van persoonlijke informatie;
“gevoelige informatie” de persoonlijke informatie die gegevens bevat met betrekking tot ras of etnische oorsprong, politieke meningen, godsdienst, lidmaatschap van een vakbond of een andere beroepsvereniging, seksuele voorkeur, strafblad en gezondheidsgegevens van een persoon; en
“gebruik” van informatie de manier waarop wij gebruik maken van de informatie.

2. WELKE PERSOONLIJKE INFORMATIE VERZAMELEN EN BEWAREN WIJ?

Wij kunnen allerlei gegevens over u verzamelen en bewaren die redelijkerwijs nodig zijn, of die direct verband houden met één of meer functies of activiteiten, waaronder:

niet-openbare, persoonlijke informatie die u bewust hebt onthuld en die op individuele basis verzameld wordt via het internet, per fax, telefoon of mail;
geconsolideerde informatie over het gebruik van de website door u en andere gebruikers van onze website. Als u ervoor kiest om via e-mail te corresponderen, dan kunnen wij de inhoud opslaan van uw e-mailberichten, evenals uw e-mailadres en alle antwoorden die via onze website zijn verzonden;
informatie van kredietbureaus;
details over uw activiteit op geselecteerde online webpagina’s;
informatie die wij verkrijgen om identiteitsgegevens van u te controleren, zoals uw paspoort, bankrekeninggegevens, en gegevens over uw organisatie (zoals naam en adres);
informatie over u en uw organisatie vanuit openbare bronnen en andere verwante en niet-verwante bronnen van derde partijen; en gegevens over specifieke transacties die in de loop van uw zakelijke activiteiten plaatsvinden.

Spotcap gebruikt uw login gegevens uitsluitend (gebruikersnaam en paswoord) om eenmalig automatisch uw banktransacties te lezen, het kredietproces af te ronden en om te bepalen wat voor krediet geschikt is voor uw bedrijf zonder dat iemand bij deze bankgegevens kan. De gegevens worden versleuteld en wanneer dit proces doorlopen is worden uw gebruikersnaam en paswoord onherroepelijk verwijderd en zullen deze niet worden opgeslagen op onze servers.

3. HOE VERZAMELEN WIJ PERSOONLIJKE INFORMATIE?

In algemene zin verzamelen wij de persoonlijke informatie direct via u. De persoonlijke informatie wordt bijvoorbeeld verzameld via ons registratieproces, formulieren en andere uitwisselingen met u, als wij u onze producten en diensten verstrekken, met inbegrip van uw bezoeken aan onze website, telefonisch contact of correspondentie die u ons stuurt.

Wij kunnen ook persoonlijke informatie over u verzamelen via een derde partij, inclusief maar niet beperkt tot banken en andere financiële instanties, kredietagentschappen, regeringsinstanties en marketingbureaus. Wij kunnen ook gebruik maken van derde partijen om het verkeer op onze website te analyseren, wat het gebruik van cookies kan omvatten. De via deze analyse verzamelde informatie is anoniem.

Als u ons de door ons gevraagde informatie niet verstrekt, dan kunnen wij u waarschijnlijk de producten of diensten niet verschaffen, of op een geschikte manier aan uw behoeften voldoen. Wij kunnen eveneens het besluit nemen om u onze diensten te bieden op voorwaarden die voor u minder gunstig zijn.

4. VAN WIE VERZAMELEN WIJ PERSOONLIJKE INFORMATIE?

De persoonlijke informatie die wij kunnen verzamelen en bewaren omvat (maar is niet beperkt tot) persoonlijke informatie over de volgende personen:

klanten;
potentiële klanten
bezoekers aan onze website; en
dienstverleners of leveranciers.

5. WAAROM VERZAMELEN WIJ PERSOONLIJKE INFORMATIE?

Wij verzamelen en bewaren persoonlijke informatie over u zodat wij in staat zijn om:

u onze producten en diensten te verstrekken;
uw algemene behoeften te beoordelen om eraan te kunnen voldoen;
u informatie te verstrekken waarvan wij denken dat deze voor u relevant en belangrijk kan zijn;
u in kennis te stellen van andere producten en diensten die wij bieden, u informatie te sturen over speciale aanbiedingen of u uit te nodigen voor evenementen.
eventuele bedenkingen of klachten die u zou kunnen hebben in beschouwing te nemen;
te kunnen voldoen aan de desbetreffende wetten, regelgevingen en andere wettelijke verplichtingen; en
ons te helpen de producten en diensten die wij onze klanten bieden en onze algemene bedrijfsactiviteit te verbeteren.

Wij kunnen uw persoonlijke informatie gebruiken en onthullen voor elk van deze doeleinden. Wij kunnen uw persoonlijke informatie ook gebruiken en onthullen voor secondaire doeleinden die verband houden met de bovengenoemde primaire doeleinden, of die in andere omstandigheden toegestaan zijn door de wet voor gegevensbescherming.

6. AAN WIE ONTHULLEN WIJ PERSOONLIJKE INFORMATIE?

Tenzij uitdrukkelijk gespecificeerd i.v.m. bepaalde informatie die wij over u verzamelen, kunnen wij persoonlijke informatie onthullen aan:

een aan ons verbonden eenheid;
een agentschap, een beroepsadviseur of een dienstverlener die door ons is aangenomen om onze functies en activiteiten uit te voeren (zoals, maar niet beperkt tot advocaten, boekhouders, IT-onderaannemers, marketingbedrijven);
organisaties die betrokken zijn bij de overdracht of de verkoop van onze activa of zaken;
financiële instanties die betrokken zijn bij het beheer van onze betalingen, zoals banken;
instanties voor regelgeving en wetsbekrachtiging, regeringsinstanties en rechtbanken;
een aan ons verbonden eenheid;
alle partijen voor wie u toestemming hebt gegeven wat betreft onthulling.

Als wij uw persoonlijke informatie onthullen aan dienstverleners die bedrijfsactiviteiten voor ons uitvoeren, dan kunnen zij uw persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken voor de specifieke doeleinden waar wij de informatie voor hebben verstrekt. Wij zullen zeker stellen dat derde partijen, bij alle contractuele overeenkomsten, op een gepaste manier met deze privacykwesties omgaan, en wij zullen dit Beleid onder de aandacht van deze derde partijen brengen.

7. VERZENDEN VAN INFORMATIE OVERZEES

Wij zullen uw persoonlijke informatie waarschijnlijk onthullen aan ontvangers in de volgende landen:

Duitsland;
Verenigd Koninkrijk.

8. BEHEER VAN PERSOONLIJKE INFORMATIE

Wij erkennen het belang van de garantie van de persoonlijke informatie van onze klanten. Wij zullen de nodige stappen nemen om te zorgen dat uw persoonlijke informatie beschermd is tegen misbruik, inbreuk of verlies, en tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of onthulling.
Uw persoonlijke informatie wordt algemeen gesproken opgeslagen in het gegevensbestand van onze computers, en deze informatie is beschermd en versleuteld. Eventuele papieren dossiers worden opgeslagen in beveiligde zones. Wij handhaven de volgende richtlijnen met betrekking tot de informatie die bewaard wordt in het gegevensbestand van onze computers:

wachtwoorden zijn vereist voor toegang tot het systeem en de wachtwoorden worden regelmatig gecontroleerd;
eigenaarschap van de gegevens is duidelijk omlijnd;
wij wijzigen de toegangsdefinities van onze werknemers, als zij een nieuwe positie krijgen;
de werknemers hebben beperkte toegang tot bepaalde secties van het systeem;
het systeem registreert en controleert alle ongeoorloofde toegangspogingen automatisch;
ongemachtigde werknemers worden geweerd bij het bijwerken en uitgeven van persoonlijke informatie;
alle computers die persoonlijke informatie bevatten zijn zowel fysiek als elektronisch beveiligd;
de gegevens worden versleuteld tijdens de transmissie over het netwerk; en
afgedrukte rapporten die persoonlijke informatie bevatten zijn beperkt.

9. DIRECTE MARKETING

Als wij persoonlijke informatie over u verzamelen vanuit een derde partij, dan zullen wij deze informatie uitsluitend gebruiken voor doeleinden i.v.m. de directe marketing waarvoor u toestemming hebt gegeven, en wij zullen u een eenvoudige manier bieden waarmee u moeiteloos kunt vragen om geen directe marketingcommunicaties meer van ons te ontvangen.

U hebt het recht om ons te vragen uw persoonlijke informatie niet te gebruiken of te onthullen voor doeleinden van directe marketing, of voor doeleinden die directe marketing door andere organisaties vergemakkelijken. Wij zijn verplicht om binnen een redelijk tijdsbestek aan dit verzoek te voldoen. U kunt ons ook vragen om u de bron van hun informatie te verstrekken. Als u dat verzoek aan ons richt, dan zijn wij verplicht om u de bron van de informatie binnen een redelijk tijdsbestek en kosteloos te geven.

10. HOE HOUDEN WIJ DE PERSOONLIJKE INFORMATIE JUIST EN RECENT?

Het is onze taak om zeker te stellen dat de persoonlijke informatie die wij verzamelen, bewaren, gebruiken en onthullen relevant, juist, compleet en recent is. Wij moedigen u aan om contact met ons op te nemen als wij persoonlijke informatie over u hebben die bijgewerkt dient te worden. Als wij informatie corrigeren die eerder aan een andere eenheid is verstrekt, dan zullen wij de andere eenheid binnen een redelijk tijdsbestek in kennis stellen van de wijziging. Als wij ervan overtuigd zijn dat de informatie onjuist is, dan zullen wij binnen 30 dagen de nodige stappen nemen om de informatie te corrigeren, tenzij anders met u is overeengekomen. Wij zullen u niets in rekening brengen voor de bijwerking van uw persoonlijke informatie.

11. TOEGANG TOT PERSOONLIJKE INFORMATIE

U krijgt toegang tot de persoonlijke informatie die wij over u hebben door contact op te nemen met de Privacy Officer. Wij zullen u gewoonlijk binnen 30 dagen na uw aanvraag toegang verlenen. Wij zullen u om identiteitsverificatie en om een definitie van de desbetreffende informatie vragen. Het is mogelijk dat hierbij administratieve kosten voor onderzoek en fotokopieën in rekening worden gebracht.

12.WIJZIGINGEN VAN DIT BELEID

Dit Beleid wordt van tijd tot tijd herzien in verband met nieuwe wetten en technologie, en met veranderingen in onze bedrijfsactiviteiten en zakelijke omgeving.

13. ONZE VERANTWOORDELIJKHEDEN

Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om de werknemers en andere desbetreffende derde partijen omtrent dit Beleid te informeren. Het bestuur dient ervoor te zorgen dat werknemers en andere desbetreffende derde patijen in kennis worden gesteld van veranderingen in dit Beleid. Alle nieuwe werknemers krijgen tijdige en gepaste toegang tot dit Beleid, en alle werknemers worden opgeleid met betrekking tot de juiste behandeling van persoonlijke informatie. Werknemers en andere desbetreffende derde partijen die niet in overeenkomst met dit Beleid handelen, riskeren disciplinaire maatregelen.

14. COOKIES

Wij maken gebruik van cookies bij het verzamelen van de belangrijke zakelijke en technische statistieken waar wij u beter mee van dienst kunnen zijn. Met de informatie in de cookies kunnen wij de verschillende trajecten van de gebruikers van onze website volgen, als zij op onze website van de ene pagina naar de andere navigeren. Via de logbestanden van de webserver beoordelen wij de bezoeken en de bezoekerscapaciteit van de site. Deze methodes worden niet gebruikt om individuele e-mailadressen of persoonlijk identificeerbare informatie over u op te vangen.

15. EEN KLACHT INDIENEN

Als u vragen hebt over dit Beleid, of een klacht wilt indienen over de manier waarop wij uw persoonlijke informatie hebben behandeld, dan kan dat als volgt: